Come organizzare un evento aziendale di successo

Sono sempre più numerose le realtà che desiderano capire come organizzare un evento aziendale di successo. A prescindere dal settore in cui si opera infatti, questi meeting consentono di migliorare notevolmente la notorietà del marchio. Dunque un appuntamento di questo tipo è in grado di regalare enormi benefici, anche a lungo termine, a condizione però che l’evento sia organizzato in maniera impeccabile. Per assicurarci che anche il tuo evento aziendale possa essere perfetto, abbiamo preparato per te la guida che segue.

1. A quale scopo organizzare un evento aziendale

Prima ancora di chiederci come organizzare un evento aziendale, dobbiamo avere le idee chiare sul perché organizzarne uno. Dunque la prima cosa da fare è parlare con i tuoi collaboratori e capire perché avvertiate la necessità di organizzare un evento aziendale.

In base alle ragioni che ti spingono ad organizzare un evento, devi sapere che ne esistono tre differenti tipologie che ti consentono di raggiungere obiettivi diversi.

• Convegno: solitamente il convegno è un evento organizzato per i dipendenti stessi dell’azienda. Il suo scopo è quello di rendere tutti assolutamente coinvolti nella vita dell’azienda e fare in modo che ognuno si senta un importante meccanismo dell’ingranaggio. È anche l’occasione giusta per annunciare nuovi progetti o l’acquisizione di nuove ed importanti commesse.

• Evento B2B: si tratta di un evento di norma dedicato ai partner ed agli sponsor commerciali dell’azienda. È un’occasione che serve a mostrare l’affidabilità e la forza della stessa, fornendo a tutti dei buoni motivi per i quali fanno bene a continuare ad intrattenere la relazione commerciale con la nostra azienda.

• Consumer: questo tipo di evento è pensato appositamente per il pubblico. Di solito qui si coglie l’occasione per stupire i potenziali clienti tramite una comunicazione aggressiva e coinvolgente. Può essere il tipo di evento giusto per un nuovo brand o per il lancio di un prodotto.

Se non sai dunque ancora il motivo per il quale desideri organizzare un evento aziendale puoi mettere a fuoco questi tre diversi tipi di eventi per capire quale dei tre è più vicino alla tua idea.

2. Come organizzare un evento aziendale perfetto: i consigli

Un evento aziendale che si rispetti deve essere in grado di stupire e raccontare al tempo stesso. Il tipo di comunicazione è fondamentale, ma c’è tanto altro lavoro dietro. Dall’organizzazione delle risorse ai servizi, le cose da considerare sono veramente tante e tutte molto importanti. Ecco dunque le nostre linee guida che ti aiuteranno a capire come organizzare un evento aziendale realmente in grado di far percepire il tuo messaggio.

Di seguito i vari passaggi da considerare, uno dopo l’altro, che forniranno una risposta alle tue domande.

2.1 Definire l’obiettivo da raggiungere per la tua azienda

La prima cosa da fare è stabilire che tipo di obiettivo intendi raggiungere organizzando questo evento. Mettere a fuoco gli obiettivi ha una importanza fondamentale dal punto di vista della strategia. Potresti ad esempio aver bisogno di rafforzare la conoscenza del marchio, presentare un nuovo prodotto o direttamente l’azienda stessa, oppure aprirti nuove opportunità di business creando nuovi contatti.

Dunque definire quelli che sono gli obiettivi del tuo evento aziendale ti consentirà di inquadrare alla perfezione il traguardo. In questo modo potrai cominciare a lavorare sulla via da percorrere per poterlo raggiungere.

2.2 Qual è il budget a disposizione?

Quando organizzi un evento aziendale devi sempre chiederti qual è il budget a disposizione. Non ti è possibile proseguire con gli altri step se prima non sai quanti soldi puoi investire per l’intera organizzazione. Tutto ruota intorno alla tua capacità di spesa, quindi definire il budget è tra le primissime cose che devi fare.

Per gestire al meglio la cifra di cui disponi puoi creare un apposito schema nel quale vai a suddividere le varie voci di spesa in base alla categoria (risorse umane, location, audio e luci, catering, etc). Così puoi sapere quale importo hai già destinato ad ogni singola voce di spesa e quanto c’è ancora a disposizione. Considera che organizzare un evento aziendale di solito richiede un budget variabile in funzione del numero di partecipanti. In teoria più essi sono numerosi più dovrà essere grande e attraente la location.

2.3 La scelta dei partecipanti

I partecipanti all’evento vanno scelti sulla base di quello che è il motivo per il quale lo stai organizzando. Se hai deciso di ampliare il parco clienti a diposizione, invita i potenziali tali e adopera la tua forza vendita. Se invece vuoi acquisire nuovi partner commerciali ed eguagliare i competitor, prova ad invitare aziende con le quali pensi di poter collaborare bene.

Definito dunque il target, ti sarà più facile capire chi invitare. A questo punto potrai stabilire quante persone invitare, anche in funzione della capienza della location e delle risorse a disposizione.

2.4 Preparare un contenuto adeguato

Il contenuto, o speech, è importante tanto quanto la location. Prepara dunque minuziosamente il testo e le tematiche che andrai a seguire in occasione del tuo evento. Esso è ciò che i partecipanti ascolteranno realmente ed è quel che consentirà loro di farsi un’idea sulla tua azienda.

Fai in modo che sia un intrattenimento di valore, fornisci tutti i dettagli utili per chi ascolta. Prepara una scaletta degli argomenti da affrontare e sviluppa ogni tematica cercando sempre di mantenere alta l’attenzione del pubblico.

2.5 Preparare un programma dell’evento

Creare un apposito programma per il tuo evento aziendale ti consente di pianificare tale appuntamento momento dopo momento. In questa maniera avrai sempre sott’occhio tutto quello che accade o sta per accadere. Ciò è molto importante per tutte le varie situazioni che andranno a presentarsi via via sul palco. L’introduzione degli ospiti, gli interventi del pubblico o il momento del lancio di un prodotto, ad esempio.

Inoltre avere un programma da seguire consente di superare eventuali amnesie e facilita il lavoro. Esso rappresenta infatti una guida con i dati ed i passaggi da ricordare, oltre che le domande da rivolgere agli esperti o al pubblico. Dunque avere un programma dell’evento ti consente di definire alla perfezione le tempistiche e i vari accadimenti che si susseguiranno nella serata, a cominciare dall’accoglienza e dall’eventuale servizio catering fino alla fase che segue lo speech.

2.6 La scelta della location

Individuare la location giusta per il tuo congresso o evento aziendale è importante per tutta una serie di motivi. La location giusta è infatti in grado di impressionare favorevolmente e dare della tua azienda una immagine forte e rassicurante.

Per quel che riguarda la valutazione della location giusta dovresti decidere in base alla capienza, la sua eventuale facile raggiungibilità, il livello tecnologico e funzionale che la location ti offre e chiaramente anche il costo. Per quel che riguarda l’accessibilità, l’ideale sarebbe scegliere per il tuo evento aziendale una location non distante più di 20 minuti d’auto dal più vicino aeroporto o stazione dei treni, con un grande parcheggio e con la possibilità di pernottare per tutti quegli utenti che vengono da lontano.

Tutto deve essere perfettamente comodo per gli avventori, a partire dalla facilità di parcheggio e la fruibilità degli spazi, per una esperienza migliore. La struttura deve presentarsi in perfette condizioni e non essere mal tenuta. Molto importante poi è se, oltre la sala principale in cui si terrà lo speech, vi sono anche degli altri spazi nei quali gli avventori possono socializzare tra loro.

2.7 Pianificare la data dell’evento

Pianifica con cura la data del tuo evento aziendale. Tieni conto di eventuali periodi di ferie o festività imminenti, le quali rischierebbero di far desistere molti. Scegli invece il periodo migliore tenendo conto delle necessità dell’azienda, così come di quelle degli invitati e dei relatori.

Tenuti in considerazione tutti questi fattori potrai individuare una data in particolare, facendo ancora attenzione che non vi siano eventuali ponti o grandi eventi in concomitanza. Prenditi inoltre tutto il tempo necessario per poter organizzare l’evento con cura; per questo fai in modo da scegliere una data che sia almeno 3 mesi più in là.

2.8 Prepara una checklist

Sicuramente avrai bisogno di preparare una checklist per avere la certezza di non dimenticare nulla. Preparala con grande anticipo e arricchiscila di vari elementi man mano che ti vengono in mente. Quando pensi che sia pronta, inizia a seguirla in maniera scientifica senza dimenticare alcun punto. In questa maniera riuscirai a curare tutti i dettagli, evitando che questi possano scapparti di mente nei momenti di maggior pressione in cui avrai cose più importanti cui dedicarti.

Anche i meeting planner più esperti tendono infatti a dimenticare qualcosa quando vogliono organizzare un evento. Una checklist è dunque preziosa e può contenere anche domande, consigli per i collaboratori e idee da tenere a mente.

2.9 Hostess e catering per eventi

Potresti pensare di rivolgerti ad una società esterna per ingaggiare delle hostess. La loro presenza arricchisce certamente il tuo evento conferendo maggiore eleganza e cura dei dettagli. Le hostess possono accogliere gli ospiti al loro arrivo e indicare loro dove si trova la sala principale. In alcuni casi, soprattutto in presenza di un pubblico straniero, potrebbero essere molto importanti delle hostess che parlano le lingue. Esse potrebbero fornire informazioni utili a chi ha bisogno di assistenza e preferisce farlo nella propria lingua.

Molto importante poi è provvedere ed un servizio di catering, soprattutto in relazione alla durata nell’evento. Se questo occuperà tutta la giornata, non basterà il classico cocktail di benvenuto con stuzzichini che solitamente viene offerto all’arrivo. Sarà invece necessario provvedere a fornire dei pasti agli invitati. Per questo motivo è bene pianificare in anticipo i servizi di catering e stabilire il menù, tenendo conto anche di esigenze e abitudini alimentari dei partecipanti. Delle volte il servizio di cucina è interno alla location. In questo caso il catering non serve, dunque meno lavoro per te.

2.10 Musica e luci

È importante riuscire a riempire eventuali minuti di vuoto con della musica che aiuti anche a rilassarsi per un attimo. Un po’ di musica, che può essere dal vivo o registrata, aiuterà dunque a rendere ogni ambiente meno noioso. Essa può essere trasmessa in diffusione (a basso volume, dunque un piacevole sottofondo) anche nelle stanze adiacenti ed essere sospesa solo nei momenti in cui vi è lo speech.

Molto importante poi è prevedere un impianto luci con disposizione adeguata per illuminare perfettamente chi si trova sul palco, e al tempo stesso enfatizzare eventuali momenti importanti come quelli in cui viene mostrato per la prima volta un prodotto.

Musica e luci sono parte integrante di un congresso o evento aziendale e fai bene per questo a pensarci prima. Non tralasciare questo aspetto se prevedi già che possano esserci dei “vuoti” tra uno speech e l’altro. Considera che il tipo di musica che sceglierai potrà imprimere un determinato carattere alla serata.

2.11 Attività per i tempi “morti”

Fai bene anche a chiederti come intrattenere il pubblico durante il meeting, soprattutto in quei momenti “morti” in cui ci sono dei vuoti da riempire. In questo caso un intrattenimento di qualità è la cosa migliore per offrire una alternativa di valore agli invitati. Tutto dipende da quanto durano questi momenti di buco da riempire e di quante volte si presentano nel corso dell’evento.

Potresti pensare ad esempio di ingaggiare un comico che possa prendere parola per riempire tali “buchi”, che sono comunque per te preziosi per preparare i momenti successivi. Se si tratta invece di pochi minuti, potresti pensare di riempirli ingaggiando dei ballerini professionisti e farli esibire.

Considera anche che potresti direttamente ingaggiare un DJ che metta su della musica allietando l’attesa. In ultima analisi, qualsiasi sia l’opzione sulla quale ricadrà la tua scelta, fai bene a scegliere una soluzione tra queste per il tuo evento aziendale.

2.12 Offri dei gadget aziendali ai partecipanti

Perchè far andare via gli invitati a mani vuote al termine del tuo evento? Ci sono tanti articoli carini che potresti omaggiare loro, adatti ad ogni budget. Questa è una soluzione ideale per un evento aziendale, un bellissimo modo di mostrare la tua riconoscenza. Potresti pensare ad esempio di omaggiare ai partecipanti dei bellissimi gadget aziendali con il tuo logo.

Scegli tu se farlo durante l’evento o alla fine, l’importante è scegliere degli omaggi che siano in grado di rappresentare e valorizzare il tuo brand. Potresti pensare ad esempio ad utilissimi prodotti quali:

• Portachiavi in legno con logo
• Calamite rettangolari
• Penne personalizzate
• Quaderni personalizzati
• Borracce personalizzate

Si tratta di prodotti realmente utili nel quotidiano e che verosimilmente saranno utilizzati spesso da chi li riceve. La qualità dei materiali assicura inoltre grande durata nel tempo. Il vantaggio è che il tuo logo stampato su ogni articolo sarà per anni sotto gli occhi di chi li utilizza. Ciò farà crescere familiarità e fiducia nei confronti del tuo brand.

Inoltre è un modo bellissimo per ringraziare le persone di aver preso parte alla convention o festa che hai organizzato. Lascerai così loro un bel ricordo di questo giorno testimoniando tutta la tua ammirazione.

3. Come promuovere un evento aziendale

Non basta organizzare un evento aziendale con cura, bisogna anche saperlo promuovere. Devi fare in modo che tutti vengano a sapere cosa stai organizzando. Chiunque possa essere potenzialmente interessato a partecipare deve necessariamente essere raggiunto dalla promozione che avrai deciso di fare.

Ecco allora di seguito alcuni consigli utili allo scopo.

3.1 Il materiale promozionale

Soprattutto se saranno presenti personaggi famosi o autorità del settore, fai bene a preparare delle brochure informative in cui vai a sottolineare queste informazioni, oltre al programma della giornata. Fai bene inoltre a prevedere la realizzazione di appositi volantini da distribuire dove ritieni possa essere opportuno, inviandone parte anche alle aziende partner. Potresti inoltre far affiggere (in sede così come in città) dei volantini che annunciano l’evento e lo pubblicizzano nel territorio.

3.2 Gli inviti

Devi fare in modo che tutte le persone che vuoi far partecipare ricevano un invito personale. Ne esistono di ogni formato e per ogni budget. La cosa che devi ricordare è che devi farli recapitare con grande anticipo, così che chi li riceva possa avere tutto il tempo di organizzarsi (eventualmente acquistando per tempo i biglietti aerei) e riuscire così a partecipare sistemando i propri impegni.

3.3 Crea un hashtag

Creare un hashtag legato all’evento è una grande idea per coinvolgere gli invitati, sia prima che dopo lo stesso, prolungandone la durata e aumentandone la risonanza. Tutti oggi usano i social, e creare un hashtag che diventi popolare grazie anche ai contribuiti dei partecipanti all’evento contribuirà a migliorare l’esposizione mediatica della tua azienda.

Pensaci in anticipo dunque, così da poter inserire il tuo hashtag sui contenuti già diverse settimane o mesi prima che il tuo evento abbia luogo. Ciò concorrerà a rendere l’attesa più interessante e invogliare altri a partecipare, il che deve essere uno dei tuoi obiettivi.

3.4 Sfrutta la mailing list

Se hai una mailing list di clienti, dipendenti o partner commercial, questa è l’occasione giusta per sfruttarla. Non è consigliabile inviare un invito all’evento via mail, ma puoi inviare un reminder tramite la newsletter. Così facendo, chi non ha ancora provveduto ad organizzarsi potrà rendersi conto che la data si avvicina e dunque velocizzare.

Potresti anche pensare di inviare una mail a tutti richiedendo una conferma di partecipazione. In questo modo potresti depennare eventuali persone impossibilitate a raggiungerti.

4. Cosa fare a seguito dell’evento?

Il tuo lavoro non termina certo con il concludersi dell’evento. Ci sono ancora tante cose che puoi fare, come segue:

• Ringraziamenti: potresti inviare, nelle ore immediatamente successive, un ringraziamento a tutti coloro i quali hanno preso parte all’evento. Puoi farlo con una mail o tramite i canali social, e contribuiresti in questa maniera a far sentire importante ogni singolo partecipante.

• Condividi i momenti salienti: puoi sfruttare i canali social o direttamente il tuo sito ufficiale per condividere con i partecipanti alcune delle foto e dei video della giornata. Rivedere (e rivedersi) sarà un piacere per tutti, oltre che un modo molto carino per far rivivere le stesse emozioni. Inoltre tante altre persone, vedendo quei contenuti, potrebbero aver voglia di partecipare al tuo evento la prossima volta.

• Distribuisci le slide: tramite i canali social, o direttamente tramite il tuo sito, potresti consentire agli utenti di scaricare tutte le slide e altre risorse mostrate durante l’evento. Sapere di poter accedere a queste informazioni in seguito consente di seguire l’evento con la mente libera e senza la frenesia del dover prendere appunti.

• Approfondisci gli argomenti: puoi sfruttare il blog aziendale per approfondire, nelle settimane successive, determinati argomenti che sono stati trattati durante l’evento. In questa maniera andresti a completare ogni aspetto affrontato in presenza del pubblico, offrendo ulteriori spunti interessanti e affermandoti come fonte autorevole per quella determinata nicchia o settore.

• “Prolunga” l’evento con i social network: utilizza i tuoi canali social per interagire con i partecipanti dell’evento e rimanere in contatto con loro. Posta video e immagini del tuo meeting, rispondi alle domande degli utenti in maniera esauriente. Creare dei contenuti ad hoc inerenti il tuo evento anche nelle settimane a seguire servirà a “prolungarlo”, aumentandone la risonanza.

5. Conclusione

Ci sono dunque tante cose che devi considerare per una organizzazione che abbia veramente successo. Qualsiasi sia il tipo di settore in cui la tua azienda operi, ricorda di curare in maniera particolare location, allestimenti, organizzazione generale della serata, comunicazione, idee per allietare gli ospiti durante la convention e tutto quel che avverrà dopo l’evento.

Non bisogna essere esperti per far sentire a proprio agio ospiti e potenziali clienti, ma ci sono valori da trasmettere e fiducia da conquistare, e questo non è semplice. Bisogna avere le idee giuste e possibilmente esperienza pregressa nell’organizzare eventi aziendali. Ecco perchè fai bene a seguire minuziosamente i consigli sul come organizzare un evento aziendale di successo.

Il pubblico noterà il tuo impegno e comincerà a percepire il tuo brand come affidabile e meritevole di fiducia, proprio quel di cui hai bisogno per far crescere il tuo progetto!